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Wie schnell amortisiert sich ein Tool Management System?

Wie schnell amortisiert sich ein Tool Management System?

Geschrieben von Björn Schönewald am . Veröffentlicht in Ratgeber Toolmanagement und Ausgabesysteme.

Ein Tool Management System kostet zunächst Geld. Gleichzeitig kann es laufende Kosten deutlich reduzieren: Werkzeuge gehen seltener verloren, Verbrauchsmaterial wird kontrollierter ausgegeben, Bestände lassen sich optimieren und der Aufwand für Ausgabe, Bestandskontrolle und Nachbestellung sinkt. Doch wann haben diese Einsparungen die Anschaffungskosten ausgeglichen? Oder anders gefragt: Wie schnell amortisiert sich ein Tool Management System?

Eine pauschale Antwort gibt es darauf nicht. Entscheidend sind unter anderem die Investitionskosten, die Anzahl der verwalteten Artikel, deren Wert und Verbrauch sowie der bisherige Aufwand für die Materialverwaltung. Anhand konkreter Beispiele lässt sich jedoch zeigen, wo die größten Einsparpotenziale liegen.

Dieser Beitrag behandelt folgende Berechnungen:

Vereinfacht lässt sich die Amortisationszeit berechnen, indem die Investitionskosten durch die jährlichen Einsparungen geteilt werden:

Amortisationszeit = Investitionskosten ÷ jährliche Einsparungen

Kostet ein Tool Management System beispielsweise 20.000 Euro und spart jährlich 10.000 Euro ein, hat sich die Investition rechnerisch nach zwei Jahren amortisiert.

Entscheidend ist deshalb, alle Einsparungen zu berücksichtigen. Dazu gehören nicht nur geringere Werkzeug- und Materialkosten, sondern auch eingesparte Arbeitszeit und vermiedene Ersatzbeschaffungen.

Beispiel 1: Niedrigpreisige Artikel in der Industrie

In einem Produktionsbetrieb werden täglich große Mengen an Arbeitshandschuhen, Schutzbrillen, Fräsern, Bohrern und anderen Verbrauchsartikeln benötigt. Viele dieser Artikel kosten einzeln nur wenige Euro. Durch die hohe Anzahl an Entnahmen können sich die Kosten dennoch schnell summieren.

Nehmen wir für eine vereinfachte Beispielrechnung an:

Der Betrieb gibt jährlich 60.000 Euro für entsprechende Verbrauchsartikel aus. Durch eine kontrollierte Ausgabe und die bessere Nachvollziehbarkeit der Entnahmen sinkt der Verbrauch um angenommene 10 Prozent.

Das entspricht einer Einsparung von:

60.000 Euro × 10 % = 6.000 Euro pro Jahr

Hinzu kommt die Zeitersparnis bei Bestandskontrolle und Nachbestellung. Spart das zuständige Personal beispielsweise fünf Arbeitsstunden pro Woche bei angenommenen Personalkosten von 25 Euro pro Stunde, ergibt sich bei 48 Arbeitswochen:

5 Stunden × 25 Euro × 48 Wochen = 6.000 Euro pro Jahr

In diesem Beispiel ergibt sich damit ein Einsparpotenzial von insgesamt:

6.000 Euro + 6.000 Euro = 12.000 Euro pro Jahr

Bei angenommenen Investitionskosten von 20.000 Euro hätte sich das System rechnerisch nach rund 1,7 Jahren amortisiert.

Das Beispiel zeigt: Auch bei niedrigpreisigen Artikeln kann sich automatisierte Ausgabe rechnen. Entscheidend sind die Menge der Artikel und der Verwaltungsaufwand.

Beispiel 2: Hochpreisige Werkzeuge in der Industrie

Bei hochwertigen Werkzeugen kann bereits die Vermeidung weniger Verluste einen großen Unterschied machen.

Angenommen, ein Unternehmen verwaltet Elektrowerkzeuge, Messmittel und Spezialwerkzeuge mit einem Gesamtwert von 150.000 Euro. Pro Jahr müssen Werkzeuge im Wert von 12.000 Euro ersetzt werden, weil sie nicht mehr auffindbar sind oder ihre Zuordnung unklar ist.

Ein automatisiertes Ausgabesystem dokumentiert, welcher Mitarbeiter welches Werkzeug entnommen hat. Dadurch reduziert sich der angenommene Verlust in unserem Beispiel um 75 Prozent.

Statt 12.000 Euro entstehen nur noch Ersatzbeschaffungen in Höhe von 3.000 Euro.

Einsparung: 9.000 Euro pro Jahr

Werden zusätzlich jährlich 5.000 Euro durch weniger Suchzeiten, vereinfachte Ausgabe und Bestandsverwaltung eingespart, ergibt sich ein Gesamtvorteil von:

9.000 Euro + 5.000 Euro = 14.000 Euro pro Jahr

Bei Investitionskosten von beispielsweise 30.000 Euro amortisiert sich das System rechnerisch nach rund 2,1 Jahren.

Beispiel 3: Verbrauchsmaterial im Handwerksbetrieb

Auch in Handwerksbetrieben muss Tool Management nicht erst bei teuren Maschinen interessant werden.

Ein Betrieb mit 25 Mitarbeitern benötigt beispielsweise regelmäßig Schleifscheiben, Bohrer, Trennscheiben, Handschuhe, Dübel, Schrauben und weitere Kleinmaterialien.

Angenommen, dafür fallen Materialkosten von 35.000 Euro pro Jahr an. Durch kontrollierte Entnahmen und eine bessere Übersicht sinkt der Verbrauch in unserer Modellrechnung um 8 Prozent:

35.000 Euro × 8 % = 2.800 Euro pro Jahr

Zusätzlich spart der Betrieb drei Stunden pro Woche für Bestandskontrollen, Materialausgabe und Bestellungen. Bei angenommenen Personalkosten von 25 Euro pro Stunde und 48 Arbeitswochen ergibt das:

3 Stunden × 25 Euro × 48 Wochen = 3.600 Euro pro Jahr

Zusammen ergibt sich eine jährliche Einsparung von:

2.800 Euro + 3.600 Euro = 6.400 Euro

Kostet die eingesetzte Lösung beispielsweise 12.000 Euro, wäre die Investition rechnerisch nach rund 1,9 Jahren ausgeglichen.

Gerade bei niedrigpreisigen Artikeln liegt der wirtschaftliche Vorteil also nicht allein im Warenwert. Der reduzierte Verwaltungsaufwand kann einen erheblichen Teil der Einsparungen ausmachen.

Beispiel 4: Hochpreisige Geräte im Handwerk

Anders sieht die Rechnung bei Akkuschraubern, Winkelschleifern, Messgeräten oder anderen hochwertigen Werkzeugen aus. Hier können Verluste und unnötige Neuanschaffungen schnell ins Gewicht fallen.

Angenommen, ein größerer Handwerksbetrieb muss jedes Jahr sechs nicht mehr auffindbare, nicht eindeutig zuordenbare oder defekte Geräte im durchschnittlichen Wert von 800 Euro ersetzen.

Das verursacht Kosten von:

6 × 800 Euro = 4.800 Euro pro Jahr

Durch eine personalisierte Werkzeugausgabe lässt sich jederzeit nachvollziehen, wer welches Gerät entnommen und zurückgegeben hat. Verluste und Schäden sind somit einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen. In der Regel führt das auch zu einem besseren Umgang mit den Werkzeugen und dazu, dass Defekte schneller gemeldet werden. Können auf diese Weise in unserer Beispielrechnung vier der sechs Ersatzbeschaffungen vermieden werden, spart der Betrieb bereits:

4 × 800 Euro = 3.200 Euro pro Jahr

Kommen weitere 3.000 Euro eingesparte Arbeits- und Suchzeit hinzu, beträgt die jährliche Einsparung 6.200 Euro.

Bei einer angenommenen Investition von 15.000 Euro läge die rechnerische Amortisationszeit bei rund 2,4 Jahren.

Zeitersparnis bei der Amortisation nicht unterschätzen

Bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung eines Tool Management Systems wird häufig zuerst auf Werkzeug- und Materialkosten geschaut. Arbeitszeit ist jedoch ebenfalls ein Kostenfaktor.

Werkzeuge suchen, Material ausgeben, Bestände zählen, Bestelllisten erstellen und Wareneingänge verbuchen: Schon wenige Minuten pro Mitarbeiter und Arbeitstag können sich über ein Jahr zu vielen Arbeitsstunden summieren.

Automatisierte Ausgabesysteme können diese Nebentätigkeiten reduzieren. Mitarbeiter entnehmen benötigte Artikel selbstständig, während das System die Ausgabe dokumentiert und Bestände aktualisiert.

Bei dezentral platzierten Systemen können zusätzlich Laufwege zum zentralen Werkzeug- oder Materiallager entfallen.

Automatische Nachbestellung reduziert Verwaltungsaufwand

Ein weiterer Faktor ist die Beschaffung. Statt Bestände regelmäßig manuell zu zählen, können Entnahmen automatisch erfasst und Mindestbestände hinterlegt werden.

Über eine Anbindung an das ERP-System lassen sich Bedarfsmeldungen oder – je nach Konfiguration – Nachbestellungen automatisch auslösen.

Das spart Arbeitszeit und hilft gleichzeitig, Überbestände und Fehlbestände zu vermeiden. Auch diese Prozesskosten sollten in eine vollständige Amortisationsrechnung einfließen.

Wann amortisiert sich ein Tool Management System besonders schnell?

Wie die Beispiele zeigen, können sehr unterschiedliche Faktoren für eine schnelle Amortisation sorgen.

Bei niedrigpreisigen Artikeln sind vor allem hohe Verbrauchsmengen und der bisherige Verwaltungsaufwand entscheidend. Bei teuren Werkzeugen und Geräten wirken sich dagegen vermiedene Verluste und Ersatzbeschaffungen besonders stark aus.

Das größte Einsparpotenzial besteht häufig dort, wo mehrere Faktoren zusammenkommen: viele Entnahmen, hoher Verwaltungsaufwand, lange Lauf- und Suchwege, unklare Bestände und regelmäßig verlorene oder unnötig nachbestellte Artikel.

Fazit: Amortisation individuell berechnen

Ob sich ein Tool Management System nach einem, zwei oder mehreren Jahren amortisiert, hängt von den jeweiligen Betriebsabläufen ab. Deshalb sollten Unternehmen vor der Investition ihre aktuellen Kosten möglichst vollständig betrachten.

Dazu gehören:

  • Werkzeug- und Materialverbrauch
  • Verluste und Ersatzbeschaffungen
  • Reparaturen defekter Werkzeuge
  • Arbeitszeit für Ausgabe und Rücknahme
  • Such- und Laufzeiten
  • Bestandskontrollen
  • Bestellungen und Nachdisposition
  • Kosten durch Über- und Fehlbestände

Wer diese Werte den Investitions- und Betriebskosten eines Tool Management Systems gegenüberstellt, erhält eine belastbare Grundlage für die Wirtschaftlichkeitsberechnung.

Dabei gilt: Nicht nur teure Werkzeuge entscheiden über die Amortisation. Auch bei niedrigpreisigen Artikeln können hohe Stückzahlen und automatisierte Prozesse dafür sorgen, dass sich ein Tool Management System rechnet.

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Abläufe optimieren, Amortisation, Tool Management System, Toolmanagement, Werkzeugverwaltung